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        如何做好檔案交接工作


        來源:綜合檔案室 作者:李容正 發布時間:2017-08-29 14:39:21 查看次數:9917

        做好檔案交接工作,不僅是明確檔案人員責任,維護檔案安全完整,確保工作連續不斷有序進行的需要,而且也是《檔案法》及《檔案法實施辦法》賦予檔案人員的職責。

        1、檔案接交工作中存在的問題

        1)存在于領導層方面的問題

        一些單位領導對檔案交接工作不夠重視,對其專業性和復雜性不夠了解,在監督辦理交接工作時把關不嚴,工作程序不完整,導致應交未交,交接不及時。

        2)存在于老檔案員方面的問題

        前任老檔案人員對所管理的各類檔案資料未妥善整理就倉促移交,造成工作的遺留和積壓,甚至使檔案資料遭受損失。離崗時若不收集齊全、整理妥善,就草草交接,往往造成材料的積壓和損失,把許多問題遺留給后任。若碰到不明情況或馬虎粗心的,也許會把遺留多年的有價值的材料當作多余的廢物處理掉,造成無可彌補的損失。

        有的檔案人員在轉崗時急于離開,與新任人員草草交接。因前任交代不明,致使后任摸不清底細,造成工作前后無法銜接。還有些檔案人員因重視不夠或責任心不強,只簡單介紹,就一交了之,使后任到具體情況弄不清楚,造成工作上的被動與失誤。

        辦理嚴格的交接手續實際上是對前一階段檔案工作的全面檢驗,而一些單位的檔案工作或多或少存在問題,檔案人員就無法辦理正式交接手續。

        3)存在于新檔案員方面的問題

        目前,檔案工作尚未實現先持證后上崗,多數檔案人員是先被安排到檔案工作崗位,再參加培訓取得崗位資料證書。因此,有些檔案人員接手時都是前人怎么交,自己就怎么接,看不出問題,更提不出問題,也難以完成各項清點核對工作。

         2、如何解決檔案交接工作中存在的問題
           
        1)檔案交接要納入單位的議事日程、工作程序和規章制度之中

         檔案交接是單位檔案管理中的重要環節,應引起單位的重視,尤其是單位負責人應把檔案交接工作擺上重要議事日程。在檔案人員轉崗或調離工作單位時要把好關,做到檔案人員離職離崗先辦理工作交接手續,對未辦理檔案交接手續的檔案人員不得離開原工作崗位。要把檔案交接工作納入單位工作制度,列入有關人員的崗位職責之中。

        2)檔案人員離崗離職之前要認真做好檔案移交準備工作

        檔案交接分為移交和接收兩個方面。對于移交方來說,要做好五項工作:一是對所保管的檔案進行一次全面清理,做到帳物相符、心中有數;二是對借出的檔案要及時催還,一時歸還不了的,要在借據上注明原因及催還情況;三是對未整理的零散文件材料要分類存放、清理排序,做到系統有序;四是按檔案移交要求編制檔案移交文據及表格;五是撰寫檔案移交說明。

        對于接收方來說在接收之前要做好三項工作:一是了解移交工作職能活動內容和工作活動情況;二是向前任檔案人了解檔案工作情況;三是要了解或檢查檔案移交準備工作情況。只有交接準備充分才能保證交接工作順利進行。

        3)明確職責,建立良性運行的工作機制

         第一、單位檔案人員調動工作、離職、轉崗、臨時借調外單位工作或連續休假超過三個月的,都應當在離開本崗位之前與接管人員辦理交接手續。

         第二、檔案行政管理部門應通過多種形式的宣傳,使各單位領導認識到檔案工作交接責任重大,手續繁雜,促使其為順利交接提供必要條件。

         第三,交接雙方均應有相對合理而明確的職責分工。移交人員和接管人員都應做好各自工作。交接中前任向后任介紹基本情況、傳授工作經驗和方法也是十分重要的。

        4)認真做好檔案監交工作

        檔案監交人員要認真履行職責,堅持原則,按程序辦事。交接雙方在監交人員的監督之下認真做好移交、接收工作,做到帳物相符,手續齊全,并要在交接文據上注明交接時間、地點和監交人、移交人、接收人的姓名職務及移交清冊、頁數等。移交文據一式三份,移交人、接收人各執一份,單位存檔一份。交接工作結束之后,移交人、接收人、監交人應在移交文據上簽字蓋章。

        綜合檔案室  李容正

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